L’introduzione del full service è la vera innovazione che si è dimostrata vincente.

ABSTRACT:

Gli ultimi due anni hanno visto crescere esponenzialmente la nascita di nuovi punti ristoro in Italia di grandi Catene aumentando quindi parallelamente l’impegno nella gestione espansionistica ed il relativo controllo dei costi che determina, se ben fatto, il successo di ogni caso imprenditoriale.

Expense Reduction Analysts ha potuto sperimentare, con diversi clienti in questo settore, azioni concrete ed efficaci di ottimizzazione dei costi.

Gli ambiti nei quali attivare la politica di riduzione dei costi in questo settore sono molteplici: vediamo insieme un esempio concreto.

Posto infatti dall’azienda (catena di ristorazione attiva da oltre vent’anni, con oltre 100 punti vendita, 3000 dipendenti distribuiti su tutti i punti vendita e un fatturato di circa 260 milioni di €) l’obiettivo di ottenere un risparmio minimo dell’8% nell’ambito dell’assegnazione degli appalti, in base alla posizione geografica dei punti vendita, i fornitori selezionati dovevano poter coprire il maggior numero possibile di punti vendita, avere un’organizzazione autonoma di mezzi e di persone adeguate alle necessità, la capacità di gestire direttamente almeno l’80% dei punti assegnati, utilizzare gli strumenti informatici messi a disposizione (piattaforma del cliente), disporre di un efficace sistema di gestione e di un’adeguata organizzazione dei cantieri, essere flessibile e garantire la reperibilità e l’intervento h 24, accettare la procedura di responsabilità solidale e ovviamente doveva essere affidabile.

CONTESTO DI PROGETTO:

Le gare d’appalto per le Manutenzioni erano gestite dall’Ente Tecnico in collaborazione con l’Ufficio Legale. L’area d’intervento consisteva in:

  • manutenzioni ordinarie degli impianti tecnologici (climatizzazione, elettrico, depurazione acqua),
  • manutenzione delle attrezzature da cucina (forni, piastre, lavastoviglie ecc.).

Lo schema contrattuale precedente alla nostra consulenza era composto da: interventi a canone mensile per la manutenzione preventiva e periodica, canoni “full service” in un numero limitato di punti vendita, interventi per guasti pagati a consuntivo (time + material). Nel 2015, il Cliente aveva speso circa € 2.800.000 per manutenzioni.

REALIZZAZIONE:

Per individuare i costi attuali e stabilire la situazione al fine di misurare l’impatto di ERA sul business del Cliente, abbiamo raccolto un campione di dati di spesa. Questo campione includeva le fatture di manutenzione programmata + full service e quelle di manutenzione straordinaria relative al periodo gennaio 2016 – luglio 2016. La spesa complessiva per manutenzioni straordinarie è il 66% del totale, mentre quella per le manutenzioni programmate + full service è il 34%. Abbiamo condotto l’analisi e applicato la nostra competenza al fine di comprendere il modello di consumo e i prezzi applicati dal fornitore, oltre che verificare i principali aspetti contrattuali e fiscali. I dati raccolti (7 mesi) fornivano un quadro ragionevolmente chiaro e funzionale allo scopo. La spesa totale dei dati campione era di € 1.300.00, il che rappresentava una stima del 60% della spesa totale annuale per la categoria.

Sulla base dei dati forniti, il Cliente ha sostenuto nel 2015 una spesa per i servizi di manutenzione pari a circa € 2.800.000 (netto IVA).

Nella prima fase di analisi, i valori di riferimento sono stati:

  • Manutenzione programmata: canoni mensili x punto vendita
  • Full Service: canoni mensili x punto vendita
  • Manutenzione straordinaria: costo orario (per i materiali non è stato possibile determinare un prezzo di riferimento).

L’analisi per la parte di manutenzione straordinaria risultava limitata per la mancanza di un benchmark. Da questa considerazione, ERA ha cercato una soluzione per individuare un prezzo di riferimento insieme al Cliente.

Si è utilizzato il software delle manutenzioni del Cliente per estrarre i dati relativi a tutti gli interventi a chiamata da aprile 2016 a dicembre 2016. I dati relativi agli interventi nel periodo sono stati “depurati” dai costi derivanti da attività non pertinenti ad un contratto full. Per depurare i dati dalle attività di cui sopra, sono stati esclusi i fornitori non pertinenti al perimetro di analisi. Con questa operazione di filtraggio il totale delle spese è passato da € 1.857.210,69 a € 1.220.383,72. Abbiamo aggiunto ai costi straordinari depurati, i costi dei canoni, ottenendo un costo medio mensile per punto vendita.

RICERCA DEI RISPARMI:

Possiamo distinguere l’attività di ricerca dei risparmi in due momenti chiave:

  • nel primo si è analizzato lo scostamento rispetto ai canoni precedenti, cioè canoni di manutenzione programmata e canoni full service dove già erano operativi (23 punti vendita). I risultati però erano applicabili soltanto ad 1/3 circa della spesa.
  • Pertanto, ERA ha ipotizzato un altro scenario, e ha proposto un’altra sessione di RDO facendo quotare il full service anche per i punti vendita che non lo utilizzavano, in quanto nella prima fase era stata richiesta solo come opzione e non molte aziende avevano risposto. Abbiamo inviato le RDO tramite strumento procurement avanzato EraRfx.

Come prima opzione si è scelto di analizzare lo scostamento rispetto ai canoni precedenti, cioè canoni di manutenzione programmata e canoni full service dove già erano operativi.

Alla luce di questi dati, si è scelto insieme al Cliente di negoziare solamente con il fornitore già presente in aree full service. Questo perché gli scostamenti rispetto ai canoni non rappresentavano un risultato soddisfacente, e soprattutto poco consistente rispetto alla spesa di manutenzioni. Dopo il terzo round di negoziazione, nel quale si è discusso anche di aspetti di controllo del livello di servizio (KPI), si è ottenuto un saving annuo di € 43.175,88 pari al 6,4%. Alla luce dei risultati ottenuti, ERA ha proposto al Cliente di estendere il Full Service anche ai 78 punti vendita che non lo utilizzavano. Si è scelto quindi di inviare RdO con capitolato Full Service ad altre 7 ditte.  Analizzando le offerte ricevute è stato possibile ottenere delle opzioni di risparmio che potevano variare in virtù delle combinazioni scelte dal Cliente. Erano state individuate opportunità previste di risparmio da un minimo di circa € 207.000 (21%), ad un massimo di circa € 565.000 (41%) nel corso dei successivi 12 mesi.

Tra le varie opzioni, il Cliente ha scelto una soluzione intermedia che confermasse i fornitori già attivi e allo stesso tempo una distribuzione geografica logica.

I risparmi derivano dalla differenza del costo canone negoziato e il costo medio reale del 2016.

Il risparmio mensile relativo agli 85 punti vendita considerati è pari a: € 35.273 (23%). Il risparmio previsto su base annua è pari a: € 423.278. Il risparmio complessivo, dato dalla somma dei saving ottenuti nelle rispettive fasi, è di circa € 466.453 pari al 18,8% del valore della spesa precedente.

CONCLUSIONI:

Questo risultato è stato ottenuto grazie alla collaborazione tra l’Ufficio Tecnico e degli acquisitori esperti. Nel passato, l’Ufficio Tecnico si concentrava su aspetti puramente di servizio, a discapito di attività più consone al mondo degli acquisti.

L’introduzione del full service si è dimostrata una mossa vincente. Precedentemente non era stato possibile farlo poiché risultava difficile ottenere un valore di riferimento. Inoltre, il full service comporta una maggiore manutenzione preventiva, a carico del fornitore, e una diminuzione degli interventi a consuntivo, difficilmente controllabili. Deve però essere bilanciato da un controllo delle performance sulle tempistiche degli interventi. A questo scopo i KPI e le penali sono risultati gli strumenti migliori.

Infine, il Cliente ha espresso la sua soddisfazione per aver mantenuto i fornitori già conosciuti, rinunciando ad una parte di saving a favore di una maggiore tranquillità.