Il risparmio sulle Forniture d’Ufficio può sembrare trascurabile rispetto agli altri costi delle attività aziendali, come ad esempio il costo del personale, l’acquisto di macchinari o le materie prime. Tuttavia, nel corso del tempo, i costi delle Forniture d’Ufficio possono crescere di molto, specialmente se l’azienda sta crescendo di dimensione.
Secondo un recente studio le imprese spendono per le Forniture d’Ufficio mediamente da € 150 a € 500 per dipendente all’anno a seconda delle dimensioni della stessa azienda. Non importa quanto sia grande l’azienda, la riduzione delle spese inutili contribuirà a snellire le attività operative e ad aumentare il risultato economico.
Qui di seguito elenchiamo brevemente alcuni modi per risparmiare denaro sulle Forniture per Ufficio.
1. Comprare Generico
Invece di acquistare prodotti di marca, per le Forniture d’Ufficio considerare l’utilizzo di prodotti a marchio generico quali blocchetti memo, cartelle e graffette etc. dato che la differenza nella qualità dei prodotti non comporta poi grosse problematiche di utilizzo.
Ad esempio, un set di 3 × 3 di post-it originale con 12 pacchetti può costare al dettaglio fino a 20 €, mentre con la versione generica si può arrivare anche ad un risparmio del 30/40%.
2. Acquistare Online
Visitare i siti online di Forniture d’Ufficio che servono la vostra area e confrontare i prezzi sugli articoli che si acquistano più di frequente come le cartucce ink-jet della stampante o i toner delle fotocopiatrici. Si dovrebbe anche prendere in considerazione i fornitori che vendono solamente online; non avendo l’impegno di mantenere negozi fisici, i loro prezzi possono essere inferiori ai fornitori che hanno entrambi i negozi fisici e online.
Ordinare online consente inoltre di risparmiare costi di trasporto e tempo prezioso evitando in questa maniera il tempo per arrivare al negozio e ritorno, il tempo di acquisto, controllo e pagamento della merce.
3. Consegna gratuita
Molti venditori di Forniture d’Ufficio offrono la spedizione gratuita con un importo minimo dell’ordine che va da € 30 a € 100. Acquistare quindi in quantità tale da sfruttare la consegna gratuita. Tuttavia, se si sta ordinando on-line dal fornitore per la prima volta, verificare con il fornitore stesso che non ci siano costi aggiuntivi come supplemento carburante o altri oneri.
4. Rifornirsi prima che le scorte si esauriscano
Ricostituire le Forniture in modo da poter ridurre i costi con l’acquisto in quantità. Il costo unitario è più basso per l’acquisto di 10 scatole di asciugamani di carta, piuttosto che comprare un rotolo alla volta. L’acquisto in quantità vi permetterà anche di inserire un minor numero di ordini, con relativo risparmio di tempo e consegne. Scegliere un giorno specifico ogni mese, come ad esempio l’ultimo giorno del mese, e prendere l’abitudine di emettere ordini per le Forniture d’Ufficio in quel giorno in modo che venga regolarmente ricostituito il giusto assortimento.
5. Acquisto cartucce di toner rigenerate di qualità
Le cartucce ed i toner rigenerati per le stampanti o fotocopiatrici possono essere molto più economici rispetto al prezzo di nuove cartucce o toner, fornendo comunque una buona qualità di stampa.
Ad esempio, sono segnalati casi in cui il prezzo di una cartuccia toner rigenerata è acquistabile con un risparmio fino al 50% rispetto all’acquisto del prodotto originale.
6. Risparmiare carta e inchiostro durante la stampa e la copia
Per le stampanti impostare la modalità fronte-retro come impostazione predefinita così come l’opzione bozza e la stampa in bianco e nero. Questo potrebbe ridurre il consumo di carta della metà, così come un risparmio fino al 25% sul toner / inchiostro.
7. Creare una spazio di prodotti riutilizzabili
Creare uno spazio per i dipendenti dove lasciare i prodotti di cui non hanno più bisogno, ma che sono ancora funzionanti, come raccoglitori, cartelle, prodotti di scrittura. Si potrà in questo modo contribuire a salvare l’ambiente riciclando e riducendo allo stesso tempo le spese aziendali.
8. Avere un “custode” per le Forniture d’Ufficio
Secondo una recente inchiesta, il 67% dei dipendenti di aziende hanno utilizzato Forniture d’Ufficio dal lavoro per uso personale. Il 60% di questi dicono di aver utilizzato penne e matite, e il 40 % segnalano i post-it. Altre voci popolari di articoli presi dall’armadio sono buste (32%), blocchi di appunti (28%), carta (27,5%), graffette (26%) ed evidenziatori (24%).
Per assicurarsi che i dipendenti non abbiano l’accesso a più prodotti di quanti ne abbiano in realtà bisogno, individuare un membro del personale, come ad esempio il responsabile della Reception, come custode delle Forniture.
Oppure se si preferisce, avere alcuni prodotti disponibili a tutti e mantenere la maggior parte degli stessi e comunque i più costosi in un armadio chiuso.