Un efficiente monitoraggio, ottimizzazione e gestione delle spese aziendali è fondamentale, ancora di più per quelle Società che, per un motivo o per un altro, non possono dedicare tempo e risorse ad una gestione puntuale e meticolosa delle spese.
Mi riferisco in particolare alle Società che rientrano in queste categorie o che stanno vivendo una fase del loro percorso evolutivo rientrante in una o più di queste casistiche:
- Start-up
- Società cresciute fortemente in un breve lasso di tempo
- Società estremamente operative
- Società a conduzione familiare
- Società nella quali non è presente un Ufficio Acquisti
- Società fortemente impegnate in un progetto “core” e critico
- Società con forti problemi di Change Management
- Società impegnate a risolvere grossi problemi di ordinato / fatturato
Purtroppo, l’ultimo punto suona oggi molto familiare e quantomai attuale.
La migliore ipotesi e azione che queste Aziende potrebbero intraprendere, sarebbe sicuramente quella di affidarsi ad una Società di Consulenza con grande esperienza in materia di ottimizzazione delle spese fisse, generali e indirette; ma non sempre questo è possibile.
Rimane forse solo il baratro di fronte a queste imprese? Certamente no.
Vediamo qualche suggerimento utile.
1. TRACCIARE E CATALOGARE LE SPESE AD OGNI LIVELLO ORGANIZZATIVO
Alcune delle persone che mi seguono più assiduamente su LinkedIn, sanno del mio fanatismo per Peter Drucker, considerato da tanti come il fondatore del moderno Business Management. Citando una sua famosa massima: “If you can’t measure it, you can’t manage it”, il primo punto che mi sento di suggerire deriva proprio da questo.
Mi sento però di voler andare più a fondo della sola raccomandazione di tracciare, con certosina meticolosità, le spese aziendali. Il mio suggerimento chiave è che questa attività non rimanga a livello di direzione Finanziaria e/o amministrativa, di Capo Area o di District Manager.
I Manager di gruppo dovrebbero spendere sufficiente tempo ed energie per investire sulle proprie persone, insegnando ad ogni risorsa come tracciare le spese aziendali di propria competenza. Possono essere spese relative al reparto qualità, al reparto viaggi & trasferte, ai servizi generali, all’IT.
Il Manager di reparto dovrebbe spiegare al Team perché questo è importante, come catalogare le spese e come capire quali di esse possono essere ridotte oppure eliminate.
Si rimarrà sorpresi da quanto i propri collaboratori si sentiranno coinvolti in questo processo, generando a loro volta idee per ottimizzare ulteriormente i costi.
Ed il Manager di reparto avrà finalmente un’area di costo sotto controllo e un motivo in più per assegnare del rewarding ai collaboratori più meritevoli.
Questa semplice azione, quindi, apporta all’organizzazione numerosi benefici interconnessi tra loro:
- Controllo e ottimizzazione delle spese;
- Riduzione degli sprechi;
- Coinvolgimento (empowerment) delle proprie risorse;
- Base reale sulla quale veicolare un’azione di rewarding.
2. SFRUTTARE LA TECNOLOGIA, CHE È NOSTRA AMICA
Le Aziende più modernamente organizzate fanno uso di ERP e/o altri sistemi che, grazie a moduli specifici, oppure completamente dedicate, permettono la tracciatura di tutto il processo relativo agli acquisti.
Alcune società, tuttavia, per scelta o per ragioni diverse, non fanno uso di questi sistemi dedicati e sofisticati.
All’estremo opposto esiste il buon vecchio foglio elettronico Excel, oppure addirittura compatibile.
In mezzo a questi due estremi, esistono tutta una serie di strumenti sia gratuiti, che freemium (cioè gratuiti nelle funzioni principali e a pagamento a seconda delle opzioni più avanzate che si intende usare, anche in un secondo momento).
Il mio suggerimento è proprio quello di testare una o più di queste applicazioni e, in relazione a quanto detto al punto precedente, fare in modo che tutti i livelli dell’organizzazione ne facciano uso. In questo caso, sarà importante l’allineamento sullo strumento da usare, in modo che reparti diversi utilizzino lo stesso strumento. Questo agevolerà il lavoro di gruppo e il successivo confronto dei dati tra reparti diversi, a cura del reparto amministrativo.
È semplice trovare esempi di questi pacchetti, cercando su Google attraverso chiavi di ricerca come “Free expense management software”, “Free cost management templates” e così via.
3. CATALOGARE A PARTIRE DALL’ALTO
Il terzo suggerimento è quello di catalogare le spese non solo per il loro tipo – ad esempio “Spese di Viaggio”, “Spedizioni materiali” e così via, ma soprattutto creare il primo macro-livello di raggruppamento, suddividendole in:
- Spese Fisse o Variabili
- Spese legate a un prodotto (spese di produzione) oppure Spese Generali/Amministrative
Sarà quindi importante attuare la strategia più idonea affinché siano minimizzate le spese fisse a favore di quelle variabili (oppure trasformate le spese fisse in spese variabili) e similmente siano ridotte il più possibile le spese generali e amministrative che non siano spiccatamente riferite alla produzione di un bene o di un servizio.
Non esiste una regola precisa e valida in ogni occasione per realizzare questo cambiamento, così come questo suggerimento deve essere inteso per linee generali.
Non è infatti possibile determinare a priori se per una specifica impresa sia in assoluto meglio avere più costi variabili o costi fissi (e di quanto), ma il concetto generale di preferenza per una spesa variabile rispetto ad una fissa è spesso alla base di una conduzione dell’azienda improntata ad avere un margine operativo lordo più costante, cioè con meno fluttuazioni dettate dalla variazione nella produzione.
4. CONSIDERARE OGNI PRODOTTO O SERVIZIO ALLA LUCE DEL MAKE OR BUY
La scelta, che diverrà strategica, porterà alla decisione, per ogni prodotto o servizio erogato dall’azienda (oppure utilizzato dalla stessa come parte della propria Value Chain) se sia meglio che venga prodotto internamente, oppure acquistato – interamente o parzialmente – all’esterno.
Le considerazioni alla base della valutazione saranno diverse, non solo per ogni Impresa coinvolta, ma persino per ciascun prodotto e servizio della stessa Azienda.
In questo contesto non intendo suggerire cosa sia meglio fare (non è possibile farlo qui!), piuttosto ricordare che una parte della valutazione sarà fatta in termini quantitativi. In altre parole, si dovrà capire e calcolare quali investimenti saranno necessari per produrre internamente e quali costi saranno invece da sopportare per acquistare all’esterno ciò di cui si necessita esternalizzare (outsourcing).
Il motivo per il quale questa decisione di livello strategico sia legata a doppio filo all’ottimizzazione dei costi, può essere così riassunto:
- L’ottimizzazione dei costi aziendali porterà alla possibilità di svincolare risorse economiche aggiuntive, che potranno essere così impiegate ulteriormente per gli investimenti necessari al “make”.
- L’ottimizzazione dei costi aziendali fissi, generali e indiretti, condurrà alla migliore scelta possibile del partner nelle forniture aziendali, rendendo così più conveniente esternalizzare un prodotto o un servizio, per concentrarsi in Azienda sulle proprie attività “core”.
Ecco, quindi, che la decisione tra “make” o “buy” non sarà solo legata al brand, alla qualità reale o percepita e non sarà nemmeno solo una questione relativa al puro costo di produzione, ma dovrà essere considerata come quantitativamente perseguibile, anche in funzione della capacità dell’impresa di ottimizzare i propri costi e di scegliere i fornitori che eroghino il massimo rapporto tra qualità e costo, presenti sul mercato.
Andrea Gatti, è un professionista con più di 20 anni di esperienza in aziende moderne e di indirizzo tecnologico, per le quali ha lavorato in Italia, in Europa e negli Stati Uniti.