Introduzione
Una delle categorie di costi indiretti con i più alti impatti aziendali è certamente quella delle Telecomunicazioni (rete dati, fissa e mobile). La spesa in eccesso su questi servizi è un problema che erode la profittabilità di molte aziende. Infatti, i risultati sui progetti effettuati in Italia da ERA, indicano una spesa media in eccesso del 39% rispetto ai bisogni reali relativi ai servizi di Telecomunicazioni. La buona notizia è che, una volta identificati i problemi, si può correggere la spesa in eccesso e ogni euro risparmiato si trasformerà tutto in profitto aggiuntivo.
Vediamo quali sono queste tipologie di sprechi:
1. Errori in fattura non identificati
L’80% delle fatture di telecomunicazioni, contiene almeno un errore di fatturazione. Quasi tutti questi errori, anche se non voluti e legati principalmente a errori di sistema, sono a favore degli operatori. La maggior parte di questi errori sono piccoli e difficili da individuare e quantificare ma, siccome questi errori ricorrono mensilmente, sommati possono valere parecchio. Tra gli errori tipici, si possono identificare ad esempio nuovi servizi fatturati a costi più alti di quelli contrattualizzati o sconti contrattuali non applicati a tutte le componenti del servizio.
2. Mancata gestione dell’inventario dei servizi utilizzati
Una tipica fattura di telecomunicazioni non contiene sufficienti informazioni per verificare esattamente quali servizi si stiano pagando. Questo rende difficile la gestione e il controllo di un inventario interno dei servizi realmente utilizzati, rischiando così di continuare a pagare per servizi non più necessari. Questi alcuni tipici esempi:
- Canoni di rete mobile per linee inutilizzate.
- Opzioni di traffico internazionale attive per personale che ha cambiato mansione e non deve più viaggiare.
- Linee voce e dati di rete fissa non disattivate a seguito di chiusure sedi.
- Servizi consumer (es. Servizi digitali, SMS premium…) utilizzati dagli utenti senza controllo aziendale.
3. Sottoutilizzo dei servizi acquistati
Bisognerebbe sempre acquistare le quantità ottimali di servizi necessari all’azienda. Purtroppo, però, per mancanza di un’analisi accurata dei consumi e delle proprie esigenze, per evitare problemi, in maniera molto semplicistica, oggi si tende ad acquistare servizi in eccesso e non quelli realmente necessari. Questo chiaramente porta a un aumento dei costi per servizi non utilizzati.
4. Pagare tariffe più elevate rispetto al mercato
Una volta dimensionati i servizi necessari è importante ottenere le corrette tariffe in linea con le attuali offerte di mercato. Offerte che sono sempre in evoluzione e che andrebbero verificate non solo durante la fase di rinnovo contrattuale, che di solito avviene solo ogni due o tre anni.
Implicazioni e prossimi passi
La nostra esperienza in Italia evidenzia che in media un’azienda spende in Telecomunicazioni il 39% in più di quello che dovrebbe spendere. Questi sprechi erodono i profitti ogni mese, ma la maggior parte delle organizzazioni ha carenza di tempo, strumenti ed esperienza per bloccare questo fenomeno. C’è sempre qualche risorsa interna che si occupa di Telecomunicazioni, ma nessuno in grado di dedicargli il giusto tempo e con le necessarie competenze. Il reparto IT, solitamente deputato alla gestione della categoria, ha priorità più importanti per poter dedicare tempo in maniera regolare ed efficiente alle Telecomunicazioni. Così come non può essere efficiente neanche il puro controllo numerico delle fatture, effettuato solitamente dal reparto amministrativo. Per gestire il problema della spesa in eccesso per le Telecomunicazioni in modo efficiente e sostenibile nel tempo, recuperando al tempo stesso profitto, bisogna essere esperti della categoria e dedicargli il giusto tempo, così come facciamo noi di ERA.
L’autore: Stefano Novarini, ha un’esperienza di 25 anni passati in aziende multinazionali, dove ha ricoperto ruoli di responsabilità come Direttore Acquisti, Marketing e Vendite. Partner di Expense Reduction Analysts dal 2012, è esperto delle categorie Telecomunicazioni, Stampati e Cancelleria, nelle quali ha implementato con successo decine di progetti.